Dokumenty prawne
Polityka prywatności
Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych w serwisie TOGKF Polska
Please choose a language:
TOGKF Polska
Polityka prywatności
Data ostatniej aktualizacji: 22 września 2026 r.
1. Postanowienia ogólne
Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających z serwisu internetowego dostępnego pod adresem https://togkf-polska.pl.
Serwis jest prowadzony w związku z działalnością Traditional Okinawan Goju-Ryu Karate-do Federation Polska oraz organizacją wydarzeń sportowych, w szczególności TOGKF European Gasshuku 2027 odbywającego się w Bydgoszczy.
Polityka prywatności została przygotowana w szczególności w oparciu o przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”) oraz obowiązujące przepisy prawa polskiego dotyczące ochrony danych osobowych.
2. Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z zapisami na wydarzenia organizowane za pośrednictwem Serwisu jest:
BYDGOSKI KLUB OKINAWA GOJU-RYU KARATE-DO
KRS: 0000017794
NIP: 9532393588
REGON: 092598550
Forma prawna: stowarzyszenie kultury fizycznej
ul. Brzozowa 15/76
85-154 Bydgoszcz
woj. kujawsko-pomorskie
W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można skontaktować się z Administratorem pod adresem:
3. Podmiot odpowiedzialny za obsługę techniczną Serwisu
Serwis został wykonany i jest utrzymywany technicznie przez:
HASU sp. z o.o.
KRS: 0001186257
NIP: 9662209318
REGON: 542324183
Kapitał zakładowy: 5 000,00 zł
ul. Alberta 11A/---
16-001 Księżyno
woj. podlaskie
HASU sp. z o.o. nie jest organizatorem wydarzenia i nie jest administratorem danych osobowych uczestników wydarzeń.
HASU sp. z o.o. świadczy usługi techniczne związane z funkcjonowaniem Serwisu, w tym utrzymaniem jego oprogramowania, infrastruktury oraz obsługą techniczną formularzy.
W zakresie, w jakim HASU sp. z o.o. przetwarza dane osobowe w imieniu Administratora, działa jako podmiot przetwarzający dane osobowe na podstawie odpowiedniego stosunku prawnego z Administratorem i wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji powierzonych zadań.
4. Jakie dane są przetwarzane
W związku z rejestracją na TOGKF European Gasshuku 2027 Serwis może przetwarzać następujące dane:
- imię i nazwisko,
- adres poczty elektronicznej,
- numer telefonu,
- stopień karate lub stopień w innej sztuce walki,
- informację o przynależności do organizacji karate, organizacji innej sztuki walki albo braku takiej przynależności,
- kraj uczestnika,
- informację dotyczącą statusu opłaty za udział w wydarzeniu.
Informacja dotycząca statusu opłaty („opłacone” / „nieopłacone”) jest informacją organizacyjną wykorzystywaną przez Administratora i nie jest prezentowana innym użytkownikom Serwisu.
Serwis nie zbiera za pośrednictwem formularza danych dotyczących numeru karty płatniczej, rachunku bankowego ani innych danych instrumentów płatniczych.
5. Cele przetwarzania danych
Dane osobowe są przetwarzane w szczególności w celu:
- przyjęcia i obsługi zgłoszenia uczestnictwa w wydarzeniu;
- organizacji TOGKF European Gasshuku 2027;
- kontaktowania się z uczestnikiem w sprawach związanych z wydarzeniem;
- potwierdzania i obsługi udziału w wydarzeniu;
- prowadzenia informacji organizacyjnych dotyczących uczestników;
- weryfikacji statusu opłaty za wydarzenie;
- zapewnienia prawidłowego działania Serwisu;
- ochrony Serwisu przed nadużyciami i incydentami bezpieczeństwa;
- dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami, jeżeli będzie to konieczne.
6. Podstawy prawne przetwarzania
W zależności od konkretnego celu przetwarzanie danych może odbywać się na podstawie:
- art. 6 ust. 1 lit. b RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia działań na żądanie osoby przed udziałem w wydarzeniu oraz do realizacji organizacyjnych czynności związanych z jej udziałem;
- art. 6 ust. 1 lit. c RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze;
- art. 6 ust. 1 lit. f RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora, w szczególności zapewnienia bezpieczeństwa, prawidłowego funkcjonowania Serwisu oraz dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;
- art. 6 ust. 1 lit. a RODO – w przypadkach, w których podstawą przetwarzania jest dobrowolnie udzielona zgoda.
Administrator dobiera podstawę prawną odpowiednio do konkretnego celu przetwarzania.
7. Dobrowolność podania danych
Podanie danych wymaganych w formularzu zgłoszeniowym jest dobrowolne, jednak w zakresie danych niezbędnych do obsługi zgłoszenia ich niepodanie może uniemożliwić dokonanie lub prawidłową obsługę rejestracji na wydarzenie. Administrator nie wymaga podania danych, które nie są niezbędne do realizacji określonego celu.
8. Odbiorcy danych
Dane osobowe mogą być dostępne dla:
- Administratora – BYDGOSKIEGO KLUBU OKINAWA GOJU-RYU KARATE-DO;
- osób upoważnionych przez Administratora do organizacji wydarzenia;
- HASU sp. z o.o. – w zakresie niezbędnym do zapewnienia obsługi technicznej Serwisu;
- dostawców infrastruktury informatycznej wykorzystywanej do działania Serwisu, w szczególności Netlify oraz Supabase;
- innych podmiotów świadczących usługi na rzecz Administratora, jeżeli ich udział jest niezbędny do organizacji wydarzenia lub realizacji obowiązków prawnych.
Dane nie są sprzedawane ani udostępniane podmiotom trzecim w celu prowadzenia przez nie własnego marketingu.
9. Dostawcy infrastruktury
Netlify
Warstwa prezentacyjna Serwisu jest hostowana przy wykorzystaniu usług Netlify.
W ramach infrastruktury Netlify mogą być przetwarzane dane techniczne związane z korzystaniem z Serwisu, w szczególności dane dotyczące żądań kierowanych do serwera, informacje o urządzeniu lub połączeniu oraz dane techniczne niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania infrastruktury.
Supabase
Dane formularzy rejestracyjnych są przechowywane w bazie danych obsługiwanej przez Supabase.
Projekt bazy danych Administratora jest skonfigurowany w regionie West EU (Ireland), tj. w Irlandii.
Supabase udostępnia mechanizmy dotyczące ochrony danych i przetwarzania danych osobowych, w tym Data Processing Addendum.
10. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Administrator dokłada starań, aby dane uczestników były przetwarzane w Europejskim Obszarze Gospodarczym. W związku z korzystaniem z usług dostawców technologicznych możliwe jest jednak przetwarzanie określonych danych technicznych lub dostęp do nich przez podmioty znajdujące się poza EOG, zgodnie z zasadami określonymi w RODO oraz odpowiednimi mechanizmami legalizacji transferu danych.
11. Okres przechowywania danych
Dane osobowe uczestników są przechowywane przez okres niezbędny do organizacji i obsługi wydarzenia, a następnie przez okres niezbędny do realizacji obowiązków prawnych oraz ewentualnego dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
Co do zasady dane związane z udziałem w TOGKF European Gasshuku 2027 będą przechowywane przez okres do 12 miesięcy od dnia zakończenia wydarzenia, a następnie zostaną usunięte lub zanonimizowane, chyba że dalsze przechowywanie będzie uzasadnione obowiązkiem prawnym albo koniecznością ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
12. Prawa osób, których dane dotyczą
Osobie, której dane dotyczą, przysługuje – w przypadkach określonych w RODO – prawo do:
- dostępu do swoich danych osobowych;
- uzyskania kopii danych;
- sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych danych;
- usunięcia danych;
- ograniczenia przetwarzania;
- przenoszenia danych;
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. e lub f RODO;
- cofnięcia zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody;
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Zakres poszczególnych praw może być ograniczony w przypadkach przewidzianych przepisami prawa.
W celu skorzystania z praw należy skontaktować się z Administratorem pod adresem togkf.polska@gmail.com.
13. Prawo wniesienia skargi
Jeżeli osoba, której dane dotyczą, uzna, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z RODO, może wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego.
W Polsce organem nadzorczym jest:
Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
ul. Stanisława Moniuszki 1A
00-014 Warszawa
14. Dane osób małoletnich
Serwis może umożliwiać zgłoszenie do wydarzenia osoby małoletniej.
W przypadku osoby, która nie ukończyła 18 lat, zgłoszenia dokonuje jej rodzic albo opiekun prawny, chyba że obowiązujące przepisy lub zasady organizatora przewidują inaczej.
Administrator może wymagać potwierdzenia uprawnienia rodzica lub opiekuna prawnego do dokonania zgłoszenia oraz wyrażenia wymaganych zgód.
W przypadku osób poniżej 16 roku życia Administrator stosuje wymagania dotyczące zgody przedstawiciela ustawowego wynikające z art. 8 RODO, jeżeli podstawą przetwarzania jest zgoda na usługę społeczeństwa informacyjnego.
15. Bezpieczeństwo danych
Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed ich przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem.
Serwis korzysta z szyfrowanego połączenia HTTPS.
Dostęp do danych przechowywanych w systemie jest ograniczany do osób i podmiotów, które potrzebują go do realizacji swoich obowiązków.
16. Pliki cookies i dane techniczne
Serwis nie wykorzystuje własnych plików cookies w celu prowadzenia profilowania, reklamy behawioralnej ani śledzenia użytkowników.
W związku z korzystaniem z infrastruktury technicznej Serwisu dostawcy usług mogą jednak przetwarzać informacje techniczne dotyczące połączenia z Serwisem, takie jak adres IP, informacje o przeglądarce, urządzeniu, czasie oraz charakterze żądania.
Dane techniczne mogą być wykorzystywane w szczególności do zapewnienia bezpieczeństwa, zapobiegania nadużyciom oraz prawidłowego działania infrastruktury.
Jeżeli w przyszłości w Serwisie zostaną zastosowane dodatkowe technologie wykorzystujące pliki cookies lub podobne technologie, Polityka prywatności zostanie odpowiednio zaktualizowana.
17. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
Dane osobowe użytkowników Serwisu nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołujących wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających. Administrator nie prowadzi profilowania uczestników w celach marketingowych.
18. Zmiany Polityki prywatności
Administrator może aktualizować niniejszą Politykę prywatności w szczególności w przypadku:
- zmian przepisów prawa;
- zmian sposobu funkcjonowania Serwisu;
- zmiany wykorzystywanych dostawców technologicznych;
- rozszerzenia zakresu przetwarzanych danych lub celów ich przetwarzania.
Aktualna wersja Polityki prywatności jest publikowana w Serwisie.
19. Kontakt
W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych prosimy o kontakt:
BYDGOSKI KLUB OKINAWA GOJU-RYU KARATE-DO
ul. Brzozowa 15/76
85-154 Bydgoszcz
e-mail: togkf.polska@gmail.com